Od kiedy weszło w życie rozporządzenie RODO, przedsiębiorstwa zwracają szczególną uwagę na proces przechowywania i przetwarzania danych osobowych swoich klientów i kontrahentów. Dotyczy to nie tylko sfery cyfrowej, lecz również dokumentów fizycznych. Nieprzestrzeganie procedur może się odbić na kondycji finansowej firmy i jej reputacji.
Niszczenie dokumentów jest wg RODO częścią procesu przetwarzania danych osobowych i musi odbyć się w sposób bezpieczny i rzetelny. W razie kontroli firma zobowiązana jest przedstawić dokumentację potwierdzającą bezpieczną utylizację dokumentów zawierających poufne dane, dlatego niszczenie dokumentów warto oddać w ręce firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w tego rodzaju usługach i zapewnia znajomość procedur RODO. Niech wybór partnera będzie jednak przemyślany, gdyż odpowiedzialność za prawidłowe przeprowadzenie procedury pozostaje po stronie właściciela dokumentów.
Druga możliwość to samodzielne niszczenie dokumentacji. By ułatwić przedsiębiorcom ten proces, wprowadzono na rynek specjalne niszczarki zgodne z RODO. Zapewniają one odpowiedni poziom bezpieczeństwa DIN (P-3, P-4). Używając takich urządzeń w firmie, szybko i przede wszystkim w pełni legalnie pozbędziemy się zalegających na biurowych regałach dokumentów.
Dokumenty w postaci papierowej muszą pozostać w firmie i być dostępne do wglądu dla instytucji państwowych przez ściśle określony czas. Jak długo? Wszystko zależy od rodzaju dokumentacji. Niektóre pisma podatkowe można zniszczyć już po 5-6 latach od momentu wystawienia, lecz dokumentację dotyczącą płac i zatrudnienia należy przechowywać znacznie dłużej (nawet do 50 lat).
